موثرترین نکات مدیریت زمان برای افزایش بهره وری

۱۴۰۰/۰۴/۳۰ ۰۴:۲۳:۰۱


سه جلسه کاری طولانی دارید که یکی از انها فقط هدر دادن وقت شماست , دست کم به 10 تماس تلفنی پاسخ می‌دهید , درحالی که برای ناهار کاری با رییس تان اماده می‌شوید ، او در دقیقه اخر ، برنامه ناهار را لغو می‌کند .

باید دو گزارش را اماده کنید ( گزارش‌نویسی ) و به زودی نیز برنامه ای را به مدیران ارشد خود ارائه دهید , ایا روزهای کاری شما نیز به همین شکل می‌گذرند ؟ شاید بتوانیم همه این کارها را انجام دهیم ، ولی تنها مشکلی که وجود دارد این است که هر روز فقط 24 ساعت است , بهترین کار این است که از این 24 ساعت بیشترین بهره را ببریم .

مدیریت زمان برای افزایش بهره وری یعنی تلاش برای کنترل کردن و اختصاص دادن منابع زمانی محدود به کارهای گوناگون , برای عقب نماندن از سرعت دیوانه‌وار زندگی مدرن باید با مدیریت زمان برای افزایش بهره وری اشنا باشیم و سعی کنیم از زمان محدودی که داریم بهترین استفاده را ببریم , اگر شما نیز از نداشتن زمان کافی برای انجام کارهایتان گله دارید ، تا پایان مقاله با ما همراه باشید تا با نکات مهم مدیریت زمان برای افزایش بهره وری اشنا شوید .

انچه در این مقاله خواهید خواند : ارزیابی کنید زمان تان صرف چه کارهایی می‌شود | تعیین هدف موثر | چگونگی زمان بندی کارها | شناسایی چیزهایی که زمان شما را هدر می‌دهند | مدیریت زمان برای افزایش بهره وری مدیران | ایجاد تعادل میان کار و زندگی ارزیابی اینکه زمان تان صرف چه کارهایی می‌شود بدون درک عادت‌های فعلی تان در خرج کردن پول ، نمی‌توانید برای هزینه‌های اتی برنامه ریزی و انها را کنترل کنید , همین منطق درمورد عادت‌های ما در گذراندن زمان نیز صادق است , اگر تصویر دقیقی از چگونگی سپری کردن زمان تان به دست بیاورید ، متوجه می‌شوید که کجا زمان خود را هدر می‌دهید .

استفاده از گزارش فعالیت (activity log)؛ از بهترین نکات مدیریت زمان برای افزایش بهره وری ابتدا باید گزارشی کتبی تهیه کنید , این گزارش کتبی ، گزارش فعالیت نامیده می‌شود , توجه کنید که تمام فعالیت‌ها را در این گزارش وارد کنید ، حتی موارد جزیی مانند زمان انتظار برای روشن شدن رایانه .

هرجا ممکن است ، فعالیت موردنظر را زیر دسته‌های خاصی مانند « ایمیل » و « کارهای نوشتنی » قرار دهید و اولویت بندی هریک را مشخص کنید ( در این مورد بعدا توضیح می‌دهیم ), سپس گزارش را بررسی کنید تا الگوهای استفاده از زمان را شناسایی کنید و متوجه شوید که کجا بیشتر روزتان سپری می‌شود یا هدر می‌رود , حتما بخوانید : چگونه گزارش بنویسیم ؛ راهنمای کامل گزارش نویسی برنامه ریزی برای تغییر پس از شناسایی الگوهای بد استفاده از زمان ، باید دلایل را بیابید .

ابتدا از خود سوالات دشوار شخصی بپرسید و صادقانه به انها پاسخ دهید ؛ مثلا بپرسید : « چرا زمان زیادی را صرف جلسات کم ارزش می‌کنم ؟» پاسخ : « چون می‌ترسم که اگر دعوت به جلسات را رد کنم ، دیگران من را یکی از اعضای تیم به شمار نیاورند ,» این نوع پرسش‌ها شما را به دلایل هدردادن زمان می‌رسانند , بهترین راه مواجهه با مشکلات این است که عادت‌های خوب بیشتری در خود ایجاد کنید .

گزارش فعالیت را انالیز کنید , اگر خواندن ایمیل‌ها و استفاده از اینترنت ، دلایل مدیریت زمان ضعیف شما هستند ، یک هفته سعی کنید که اگاهانه انها را مهار و کنترل کنید , تغییر فقط با تمرین کردن رفتاری جدید و مفید ایجاد می‌شود .

تعیین هدف موثر اهداف مانند قطب نما هستند و به چیزهایی اشاره می‌کنند که باید زمان خود را روی انها متمرکز کنیم , پس از شناسایی هدف ، متوجه می‌شویم که مهم‌ترین چیزی که باید هر روز ، هر هفته و هر ماه به ان دست یابیم ، چیست , تعیین هدف یعنی مشخص کنیم که باید به چه نتایجی برسیم .

اگر مدیریت شرکت یا گروهی را بر عهده دارید ، باید مجموعه ای از اهداف ابشاری را مشخص کنید که اهداف شرکت در بالای ان قرار گرفته و اهداف گروه و درنهایت اهداف هریک از کارکنان در رده‌های بعدی قرار دارند , برای استفاده از استراتژی‌های مدیریت زمان برای افزایش بهره وری باید اهداف را به طور واضح بنویسید و به هریک از افراد اطلاع دهید , اهداف باید چارچوب زمانی داشته باشند ، قابل سنجش و اندازه‌گیری باشند ، ارزشی را به سازمان اضافه کنند ، با استراتژی سازمانی هم راستا باشند و چالش برانگیز و درعین حال دست یافتنی باشند .

حتما بخوانید : نظریه هدف‌گذاری لاک ؛ 5 اصل برای تعیین اهداف معنی دار و چالش برانگیز دسته بندی اهداف اهداف ازنظر چارچوب زمانی و اهمیت متفاوت هستند , بعضی از اهداف کوتاه مدت هستند و بعضی فقط پس از ماه‌ها یا سال‌ها قابل دستیابی هستند , اهداف ازنظر اهمیت به 3 دسته زیر تقسیم می‌شوند : 1.

اهداف بسیار مهم (critical goals) این اهداف نقاط پایانی هستند و برای موفقیت شما ضروری هستند , بنابراین حتما باید به انها برسید ، مانند تکمیل پروژه ای دوساله در موعد مقرر و با بودجه تعیین شده , 2.

اهداف توانمندساز (enabling goals) این اهداف شرایط کاری مطلوب‌تری را ایجاد می‌کنند یا برای براورده کردن نیازی بلندمدت ، یعنی رسیدن به اهداف بسیار مهم و حیاتی ، از فرصتی کاری بهره می‌برند , برای نمونه ، شاید ایجاد فضای فیزیکی بیشتر برای کارکنان ، حیاتی و مهم نباشد ولی موجب می‌شود که کارکنان بهتر کار کنند , 3.

اهداف غیرضروری ولی مفید (nice-to-have goals) این اهداف پیشرفت هایی را ایجاد می‌کنند که کسب و کار را ارتقا می‌دهند و معمولا موجب می‌شوند کارها سریع تر ، راحت تر یا به شکل خوشایندتری انجام شوند ، مانند جذاب تر کردن منوی رستوران شرکت , تفاوت میان ضروری و مهم طبق تعریف وقتی چیزی ضروری است باید فورا به ان توجه کنیم یا درموردش اقدامی انجام دهیم ؛ ولی تمام اهداف مهم ، ضروری نیستند و تمام موضوعات ضروری نیز برای موفقیت شما مهم و حیاتی نیستند , دو فهرست تهیه کنید : یکی از کارهای ضروری و فوری در هفته جاری و دیگری از اهداف بسیار مهم و توانمندساز .

سپس این فهرست‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید , مشاهده خواهید کرد که بیشتر مسائل « ضروری » در فهرست ، لزوما با اهداف بسیار مهم و توانمندساز ارتباطی ندارند , برای مدیریت بهتر زمان باید بتوانید موارد ضروری و مهم را از موارد صرفا ضروری تشخیص دهید .

اهداف مدیریت زمان تعیین اهداف برای مدیریت بهتر زمان چهار مرحله دارد : 1, مرور هر هدف و تفکیک ان به مجموعه قابل کنترلی از وظایف و کارها , 2.

تهیه فهرستی از تمام کارها و تعیین اولویت‌های الف ، ب یا ج برای هرکدام , این اولویت‌ها باید اهمیت هدفی را نشان دهد که وظیفه و کار موردنظر برای رسیدن به ان انجام می‌شود , الف نشان دهنده اهداف بسیار مهم ، ب مربوط به اهداف توانمندساز و ارزشمندترین اهداف غیرضروری ولی مفید و ج نشان دهنده اهداف ضروری و غیرضروری دارای ارزش و اهمیت اندک است .

حتما بخوانید : نظریه شیشه خیارشور چطور به مدیریت زمان کمک می‌کند ؟ اخر هفته در مدیریت زمان ایا برای تحویل کار در موعد مقرر تا اواخر شب یا در روزهای تعطیل کار می‌کنید ؟ همیشه گاهی هرگز 3, کارها را در ترتیب درست قرار دهید , بررسی کنید که ایا بعضی از وظایف و کارها باید به ترتیب انجام شوند یا نه ؛ مثلا برای نوشتن گزارش ابتدا باید داده‌ها و اطلاعاتی را جمع اوری کنید .

4, برای کارهایی با اولویت الف و ب براورد کنید که هر کار به چه میزان زمان نیاز دارد و مهلتی برای انجام ان تعیین کنید , می‌توانید از تکنیک مدیریت زمانی به نام تایم باکسینگ (timeboxing) نیز استفاده کنید .

در این تکنیک ، برنامه زمانی خود را به دوره‌های زمانی جداگانه ( جعبه‌های زمانی یا timeboxes) با مهلت‌های مشخصی تقسیم می‌کنید که در انها هر کار باید انجام شود ؛ مثلا یک ساعت برای اماده کردن یک گزارش , زمانی را نیز برای مشکلات پیش بینی نشده اضافه کنید , برای اهداف بزرگی که رسیدن به انها به افراد بیشتری نیاز دارد از ساختار شکست کار (work breakdown structure – wbs) استفاده کنید .

ساختار شکست کار روش برنامه ریزی مدیریت زمانی است که در ان اهداف بزرگ یا کارهای پیچیده به کارهای کوچک تر تقسیم می‌شوند , وقتی فهرستی از همه وظایف و کارهای کوچک تر دارید ، برای هریک از کارها براورد زمانی انجام دهید , سپس می‌توانید از این براوردهای زمانی برای تنظیم برنامه زمانی هدف یا پروژه خود استفاده کنید ، یعنی به طور کتبی مشخص کنید که هریک از کارها باید در چه بازه زمانی انجام و تکمیل شود .

چگونگی زمان بندی کارها برای اماده کردن برنامه زمانی ابزارهای مدیریت زمان فراوانی وجود دارد ، ابزارهایی مانند فهرست کارها (to-do lists)، تقویم قرار ملاقات‌ها ، برنامه ریزهای روزانه و هفتگی و نرم افزار و سخت افزار برنامه ریزی , بسیاری از سازمان‌ها از نرم افزارهای زمان بندی تقویمی (calendar-scheduling software) مانند microsoft outlook نیز برای سازمان‌دهی جلسات خود استفاده می‌کنند , بازگشت به مبانی : استفاده از فهرست کارها (to-do list) فهرست کارها یکی از ساده‌ترین و رایج‌ترین ابزارهای مدیریت زمان است که با استفاده از ان می‌توانید کارهای خود در روز موردنظر را به فعالیت‌های مشخصی تقسیم کنید .

برای نمونه ، وقتی زمان بندی برنامه ریز روزانه تان (day-planner schedule) می‌گوید : « پاسخ به تماس‌های تلفنی » بین 3 تا 4 بعدازظهر ، فهرست کارها شخصی را که باید با او تماس بگیرید مشخص می‌کند , درزمان تکمیل فهرست خود ، درمورد کارهایی که می‌توانید انجام دهید واقع بین باشید , ابتدا نیمی از کارهایی را که فکر می‌کنید می‌توانید انجام دهید در فهرست وارد کنید و سپس اصلاحات و تغییراتی را ایجاد کنید .

حتما کارهای ضروری ولی بی اهمیتی را که اولویت پایینی دارند ، از فهرست حذف کنید , در پایان ، هر کاری از فهرست را که انجام شده است ، خط بزنید , این کار به شما احساس رضایت می‌دهد .

در پایان روز ، فهرست خود را مرور کنید و توجه کنید که ایا مواردی که اولویت بالایی دارند ، انجام نشده باقی مانده‌اند ؟ اگر چنین است ، دلیل ان را پیدا کنید و زمان بندی کارها را تغییر دهید , فهرست کارهای هرروز را در پایان روز قبل یا در ابتدای همان روز تنظیم کنید , عادت کردن به این رویه ، به خودی خود ، موجب می‌شود که به مدیریت زمان برای افزایش بهره وری عادت کنید .

البته این روش برای مدیران ارشد به همین اندازه مفید نیست ، زیرا وظایف انها کمتر از دیگران ساختاریافته و مشخص است و هرروز برای انها مشکلات و فرصت‌های غیرمنتظره ای پیش می‌اید , بنابراین انها به روش مدیریت زمان انعطاف پذیری نیاز دارند که زمان ازاد بیشتری دارد ، صرفا شامل مهم‌ترین وظایف و مهلت هاست و درصورت ایجاد فرصت‌های پیش بینی نشده ، راحت تر می‌توان وظایف برنامه ریزی شده در ان را حذف کرد , حتما بخوانید : مراحل نوشتن فهرست انجام کارهای روزانه برای افزایش بهره وری چگونگی تنظیم برنامه زمانی ابتدا همیشه کارهای دارای اولویت الف را وارد برنامه کنید ، سپس با استفاده از زمان باقی مانده ، کارهای دارای اولویت ب را در برنامه بگنجانید .

به یاد داشته باشید که در روز ، گاهی پرانرژی و گاهی کم انرژی هستید , اگر بعدازظهرها انرژی کمی دارید ، در برنامه ریزی زمان کارهای مهم را صبح و زمان کارهایی مانند خواندن و مدیریت ایمیل‌ها را بعد از ناهار قرار دهید , در تکمیل برنامه زمانی ، نکات زیر را درنظر بگیرید : فقط برای بخشی از روزتان برنامه ریزی کنید .

زمانی را نیز برای مواقع بحرانی ، فرصت‌ها ، اتفاقات غیرمنتظره و پیاده روی ازاد بگذارید , ابتدا کارهایی را در برنامه زمانی وارد کنید که بیشترین اولویت را دارند , از شرکت کردن در جلسات پی در پی پرهیز کنید ؛ زیرا برای پردازش اطلاعاتی که در هر جلسه کسب کرده‌اید و عمل کردن براساس ان اطلاعات ، به زمان نیاز دارید .

کارهایی مانند خواندن ایمیل‌ها ، کارهای نوشتنی و تماس‌های تلفنی را باهم ادغام کنید , برای نمونه ، 9 تا 9:30 صبح را به انجام این کارها اختصاص دهید ؛ زیرا با حذف زمان لازم برای شروع کار بعدی و وقفه‌های موجود میان کارها ، مجموع زمان لازم برای انجام این کارها کاهش می‌یابد , در طول هفته وظایف انجام نشده ای را که اولویت بالایی دارند ، به زمان‌های ازاد بعدی منتقل کنید یا کارهایی را که اولویت کمتری دارند ، از برنامه خود حذف کنید .

زمانی را که دارید مشخص کنید و سپس براساس ان ، مراحل انجام کارهایتان را مشخص کنید , پس از تنظیم برنامه زمانی ، ان را در جایی قرار دهید که در معرض دید باشد : جایی مانند تقویم دیواری یا رومیزی یا تقویم رایانه ای که همیشه باید باز باشد , با استفاده از نرم افزار ساخت جدول زمانی ، پیشرفت خود در طول روز را بررسی کنید و به طور دوره ای ، کارایی تکنیک مدیریت زمان خود را بررسی کنید .

هدردهنده‌های زمان : چیزهایی که زمان باارزش تان را از شما می‌گیرند مدیریت زمان برای افزایش بهره وری در محل کار با عواملی مانند بحران‌های پیش بینی نشده یا بیماری ناگهانی یک همکار به هم می‌ریزد , شاید این عوامل خارج از کنترل شما باشند ، ولی بسیاری از موانع مدیریت زمان از رفتارها و عادت‌های فردی سرچشمه می‌گیرند و از سوی خود فرد تحمیل می‌شوند , تعلل یا به تعویق انداختن کارها تعلل یعنی کاری را که باید الان انجام دهیم به اینده موکول کنیم .

همه ما تاحدی این عادت را داریم , درنتیجه ، کارهایی که اولویت بالایی دارند ، به تعویق می‌افتند یا بدتر از ان ، هرگز انجام نمی‌شوند و درنتیجه ، فرد احساس گناه می‌کند , به طورکلی ، به تعویق انداختن کارها 3 دلیل دارد : 1.

ناخوشایندی و جالب نبودن کارها ساندرا می‌داند که باید با هلن ، کارمند زیردستش ، درمورد اینکه هرروز دیر سر کار می‌اید برخورد کند ؛ ولی ساندرا برای رسیدگی به این مشکل هیچ کاری انجام نداده است , در این مورد ، تعلل ساندرا راهی ناخوداگاه برای پرهیز از انجام کاری ناخوشایند ، یعنی رویارویی شخصی است , همین پرهیز درمورد کارهایی که جالب نیستند نیز اتفاق می‌افتد .

چند راه حل برای این نوع تعلل وجود دارد : شاید کارهایی که برای شما ناخوشایند هستند برای فردی دیگر ناخوشایند نباشند , بنابراین درصورت امکان ، انجام این کارها را به انها واگذار کنید , اگر نمی‌توانید انجام این کارها را به دیگران واگذار کنید ، به شکلی بی طرفانه و عینی به وضعیت موجود نگاه کنید و بپذیرید که به این دلیل انجام ان کار را به تعویق می‌اندازید که برایتان ناخوشایند است .

به احساس خوبی فکر کنید که پس از انجام ان کار ناخوشایند به شما دست می‌دهد , طوری برنامه ریزی کنید که سرباززدن از کار ناخوشایند برایتان مشکل یا غیرممکن شود , در مثال بالا ساندرا می‌تواند برای هلن ایمیلی بفرستد و زمانی را برای جلسه با او تعیین کند .

2, ترس از شکست همه ما به طور طبیعی از انجام کارهایی که ممکن است منجر به شکست شوند ، پرهیز می‌کنیم , در بیشتر موارد ، بهترین راه مقابله با ترس این است که مستقیما با ان روبه رو شویم .

اگر می‌ترسید که مهارت یا منابع لازم برای انجام موفقیت امیز کاری را نداشته باشید ، از دیگران کمک بگیرید , اگر ترس شما ناشی از نداشتن اعتماد به نفس است ، با برنامه ریزی برای تمام مواردی که برای انجام موفقیت امیز ان کار نیاز دارید ، ترس از شکست خود را از بین ببرید , 3.

وقتی نمی‌دانیم از کجا شروع کنیم نبود شفافیت در بعضی کارها موجب تعلل می‌شود , در این نوع شرایط 2 راه حل وجود دارد : دل به دریا بزنید , وقتی وارد کار شوید این احتمال وجود دارد که راهی مفید و موثر پیدا کنید و هرگونه تمایل به تعلل را کاهش دهید .

کار موردنظر را به بخش‌های تشکیل دهنده ان و وظایف ضروری برای تکمیل هریک از این بخش‌ها تقسیم کنید , این بخش‌ها و وظایف را طبق ترتیبی منطقی مرتب کنید و با انجام اولین وظیفه شروع کنید , حتما بخوانید : غلبه بر عادت به تعویق انداختن کارها با 11 راهکار عملی و نتیجه بخش تعهد بیش ازحد بعضی از مردم ، برنامه خود را بیش ازحد شلوغ می‌کنند ؛ مثلا برای کمک به یکی از همکاران در اماده کردن پروپوزال داوطلب می‌شوند .

بعضی از مدیران نیز به خاطر اشتیاق زیادی که برای حمایت از کارکنان دارند ، اجازه می‌دهند که زیردستان شان حل مشکلات را به انها واگذار کنند , این زیاده روی می‌تواند روی تمام حوزه‌های زندگی شما تاثیر بگذارد , با انجام پیشنهادهای زیر می‌توانید از این مشکل اجتناب کنید : اگر کاری جزو مسئولیت‌ها یا اهداف شما نیست ، برای انجام ان داوطلب نشوید .

وقتی دیگران کارشان را انجام نمی‌دهند یا ان را اشتباه انجام می‌دهند ، در برابر تمایل شدید خود به واردشدن و برعهده گرفتن مسئولیت‌ها مقاومت کنید , قانون 80,20 را فراموش نکنید .

براساس این قانون ، 20 درصد اقدامات منجر به 80 درصد نتایج مهم می‌شوند , پس روی 20 درصدی متمرکز شوید که اهمیت دارد , یاد بگیرید که به همکاران و رییس خود نه بگویید .

وقتی می‌توانید دلیل نه گفتن خود را توضیح دهید ، انجام این کار برایتان اسان تر می‌شود , وقتی به عواقب بله گفتن فکر کنید ، دلیل نه گفتن کاملا برایتان روشن می‌شود , تعهد بیش ازحد در مدیریت زمان ایا به خاطر کارهایی که باید انجام دهید ، احساس می‌کنید استرس دارید و بیش ازحد متعهد شده‌اید ؟ گاهی همیشه من تعهد بیش ازحد ندارم سفرهای غیرضروری معمولا سفر از اجزای ضروری تجارت است .

سفر نیازمند زمان زیادی است و بنابراین باید بیشترین بهره را از ان ببرید , برای این منظور ، نکات زیر را در نظر داشته باشید : در سفر ، کارهای نوشتنی خود را همراه داشته باشید تا بتوانید از زمان‌های بیکاری در پایانه‌ها و تاکسی‌ها استفاده کنید , اگر برای شرکت در جلسه ای مسافرت می‌کنید ، کاملا اماده باشید .

این امادگی موجب می‌شود که از اثربخشی جلسه اطمینان پیدا کنید و ارزش سفر خود را افزایش دهید , مسافرت با هواپیما چیزی را در اختیار شما قرار می‌دهد که به شدت به ان نیاز دارید و ان زمان بدون وقفه است , از این زمان برای اطلاع از اخبار یا صرفا طوفان فکری (brainstorming) استفاده کنید .

از روزهای سفرتان بیشترین بهره را ببرید , برای نمونه ، اگر باید برای شرکت در جلسه ای در صبح به شهری سفر کنید ، جلسات بیشتری را برای باقی روز برنامه ریزی کنید , ایمیل سال‌ها پیش ، ایوان پاولف از صدای زنگ برای شرطی کردن سگ‌ها استفاده کرد .

با صدای زنگ ، سگ‌ها تصور می‌کردند وقت غذاست و در دهان شان بزاق ترشح می‌شد , درست به همین ترتیب ، صدای هشدار رسیدن ایمیل نیز ما را شرطی کرده است و موجب می‌شود هرکاری را که انجام می‌دهیم ، متوقف کنیم و سراغ ایمیل‌های رسیده برویم , این رفتار موجب ایجاد وقفه در کار و فرایندهای فکری می‌شود و بهره وری ما را کاهش می‌دهد .

شاید ایمیل ارزشمندترین ابزار ارتباطی باشد ، ولی به یکی از عوامل هدردادن زمان تبدیل شده است , یکی از راه‌های مقابله با این مشکل این است که هشداردهنده دریافت ایمیل (e-mail notification) را خاموش کنیم یا مثلا هر 90 دقیقه پیام‌های رسیده را بخوانیم , می‌توانید روش‌های زیر را نیز امتحان کنید : در زمان‌های مشخصی از روز ایمیل‌ها را بخوانید .

حساب ایمیل جداگانه ای را به پیام‌های شخصی تان اختصاص دهید , پیام‌های ناخواسته و نامربوط را پاک کنید , پیام‌های فوری را به پوشه ای با برچسب فوری (urgent) انتقال دهید و در زمان مشخصی در برنامه تان به این پیام‌ها رسیدگی کنید .

پیام‌های دیگری را که در فرصت دیگری می‌توانید مطالعه کنید ، به پوشه ای با عنوان « بعدا » (later) انتقال دهید تا زمانی به انها رسیدگی کنید که تمام وظایف و کارهای مهم خود را انجام داده‌اید , ترجیحات و اولویت‌های خود را به دیگران بگویید , مثلا پاسخی با این مضمون بفرستید که « به ارسال اطلاعات درمورد این موضوع ادامه دهید » یا « لطفا ایمیل مربوط به این اطلاعات را برای من ارسال نکنید ».

از دیگران بخواهید که قسمت موضوع پیام هایشان را به طور واضح و روشن پر کنند تا گیرنده ذهنیت روشنی از محتوای پیام داشته باشد , حتما بخوانید : روش هایی برای استفاده‌ی موثر از ایمیل عوامل پرت شدن حواس محیط کار پر از چیزهایی است که مار را دچار حواس پرتی می‌کنند ، چیزهایی مانند روزنامه صبح امروز ، ایمیل‌ها ، گفت وگوهای مربوط به قهوه و البته ، اینترنت , عوامل حواس پرتی فقط ما را از بهره وری دور نمی‌کنند ، بلکه مانع پیشرفت ما نیز می‌شوند .

برای اجتناب از عوامل حواس پرتی ، چند راه وجود دارد , برای نمونه ، وقتی سرتان شلوغ است از سیستم پیام صوتی یا voice-mail system برای ضبط تماس‌ها استفاده کنید ، هشداردهنده دریافت ایمیل را خاموش کنید ، میزتان را از روزنامه‌ها خالی کنید یا روی در دفترتان تابلوی « مزاحم نشوید » را قرار دهید , سعی کنید از نمودار مدیریت زمان استفاده کنید .

ستون‌های مختلفی را روی صفحه ایجاد کنید و تمام عوامل هدررفتن زمان را در ان فهرست کنید ؛ سپس دلایل انها را شناسایی کنید و راه حل خود برای مقابله با هرکدام را بنویسید ؛ سپس در ستون دیگری با استفاده از عبارت‌های « غیرموثر ، موثر و بسیار موثر » مشخص کنید که راه حل شما چقدر کارایی داشته است , با انجام این تمرین مدیریت زمان ، از عواملی که موجب هدررفتن زمان تان می‌شوند ، اگاه تر می‌شوید , رییسی که وقت کارکنان را هدر می‌دهد بسیاری از مدیران نااگاهانه موانعی برای زیردستان خود ایجاد می‌کنند که موجب هدررفتن زمان انها می‌شود .

این مسئله زمانی رخ می‌دهد که اهداف مشخصی وجود ندارد ، دستورالعمل‌ها مبهم هستند و زیردستان درگیر جلساتی غیرضروری هستند , در این شرایط به منظور مدیریت زمان برای افزایش بهره وری توصیه‌های زیر را اجرا کنید , 1.

سردرگمی درمورد اهداف اگر رییس جزییات هدفی را بیان نمی‌کند ، شما ابتکار عمل را در دست بگیرید , از او بخواهید که برای بحث درمورد اهداف اینده خود ، که باید مطابق با استراتژی شرکت باشد ، جلسه ای بگذارد , اطمینان داشته باشید که برای این کار تشویق می‌شوید و مجازات نمی‌شوید .

وقتی به توافق رسیدید ، اهداف را مکتوب کنید و در فواصل منظم با رییس دیدار کنید و درمورد پیشرفت خود با او صحبت کنید , حتما بخوانید : چطور به رییس تان بگویید اشتباه می‌کند ؟ 2, دستورالعمل‌های ناکافی گاهی مدیران ارشد هدفی را بدون مشخص کردن جزییات ان بیان می‌کنند ؛ این کار برای اجتناب از مدیریت خرد است .

[ مدیریت خرد یا micro-management سبکی از مدیریت در حوزه کسب وکار است که در ان مدیر ارشد بر فعالیت‌های کارکنان زیرمجموعه خود کنترل و نظارت دارد ] مدیران به کارکنان می‌گویند که نتیجه باید به چه شکلی باشد و برای رسیدن به ان نتیجه به انها مسئولیتی می‌دهند , بنابراین به کارکنان فرصتی داده می‌شود تا راه حل‌های خودشان را پیدا کنند , مدیران نیز بر فراهم کردن منابع ، ارائه اموزش و ایجاد انگیزه در کارکنان برای رسیدن به نتایج مطلوبی که نیاز دارند ، تمرکز می‌کنند .

این رویکرد « نتیجه محور »، استراتژی مدیریت زمان خوبی برای روسایی است که می‌خواهند در زمان مشخصی به هدفی برسند , جان یانگ (john young) درطول تصدی پست مدیر عاملی شرکت هیولت پاکارد (hewlett-packard) از این رویکرد استفاده کرد , او هر چند سال یک بار ، هدفی دشوار و واضح را بیان می‌کرد و یافتن راه‌های رسیدن به ان هدف را به کارکنان واگذار می‌کرد .

برای نمونه ، او خواهان کاهش 90 درصدی میزان خرابی محصولات hp در مدت 2 سال شد , کارکنان نیز باموفقیت و بدون نیاز به مدیریت خرد به این هدف دست یافتند , اگر معمولا رییس تان شما را راهنمایی نمی‌کند و دستورالعملی نمی‌دهد ، پیشنهاد می‌کنیم که وقتی دستورات را دریافت می‌کنید ، طرحی اولیه برای انجام ان وظیفه ترسیم کنید ؛ سپس طرح خود را به رییس نشان دهید و پیشنهادهای او را جویا شوید .

در بازنویسی و اصلاح طرح ، از نظرات و انتقادهای رییس استفاده کنید و کاری کنید که او درنهایت طرح شما را بپذیرد , با انجام این کار ، رییس متوجه می‌شود که می‌تواند صرفا با دادن دستورالعمل هایی خاص در زمان صرفه جویی کند , 3.

جلسات بیهوده اسکات ادامز (scott adams) خالق داستان مصور دیلبرت (dilbert) با ارائه داستان‌های جلسات جهنمی و غیرقابل تحملی که کارمندان اداری برایش فرستاده بودند به ثروت رسید , او در داستانی از مدیرعامل یک شرکت طراحی می‌گوید : رییسی که در اوایل دوره کاری‌ام داشتم همه ما را ملزم می‌کرد که در جلسه روزانه کارکنان شرکت کنیم , در این جلسه ، او صندوق نامه‌های اداره را باز می‌کرد ، هر نامه را با صدای بلند می‌خواند و سپس از ما می‌پرسید که به نظر ما برای هر مورد باید چه کاری انجام شود .

این جلسه معمولا تمام صبح ما را می‌گرفت , شاید بدترین نوع جلسات بیهوده جلسه ای باشد که در ان رییس قبلا نتیجه مطلوب خود را تعیین کرده است ، ولی زیردستان را مجبور می‌کند که در جلسه شرکت کنند تا درنهایت همه به نتیجه ای که او می‌خواهد برسند , بعضی این را « همکاری ساختگی و تصنعی » (faux collaboration) می‌نامند .

حتما بخوانید : برگزاری جلسات کاری اثربخش با 5 راهکار متفاوت و کارامد 4, رییسی که موجب دشوارترشدن روند کارها می‌شود (bottleneck boss) فردی که از مدیران میانی است می‌گوید : « رییسی دارم که می‌خواهد همه کارها از طریق او انجام شود , مشکل اینجاست که او فرصت پاسخ گویی به موقع را ندارد .

درنتیجه ، بیشتر ابتکارها و طرح‌ها باید در صف اجرا باقی بمانند ,» این رییسی است که روند کارها را دشوارتر می‌کند , برای مقابله با این مشکل ، کارهای زیر را انجام دهید : این مسئله را به دقت بررسی کنید .

زیان‌های بهره وری ناشی از این رفتار رییس را ارزیابی کنید , با رییس دیدار کنید و درمورد یافته هایتان و پیداکردن راه حل با او صحبت کنید , راه حل‌های مناسبی پیدا کنید ؛ مثلا وظایفی را که می‌توان بدون دخالت رییس انجام داد ، شناسایی کنید یا از رییس بخواهید که اختیارات تایید کارهای کم اهمیت تر را به شما یا شخص دیگری واگذار کند .

نکته مهم در اینجا گفت و گو درمورد مشکل است , وقتی مدیر از مشکل اگاه شود ، شاید برای برطرف کردن ان اقدام کند , اگر مشکل برطرف نشد ، به فکر تغییر شغل خود باشید .

نقش شما در این مشکل ایا معمولا از رییس می‌خواهید که در مسائل مداخله کند ، درحالی که خودتان یا زیردستان تان می‌توانید بدون کمک رییس به همان نتایج برسید ؟ ایا کارها را به مافوق تان واگذار می‌کنید و مشکل را روی دوش رییس تان می‌گذارید ؟ اگر چنین است ، این شما هستید که وقت او را هدر می‌دهید , بررسی کنید که چطور خودتان موجب هدررفتن زمان می‌شوید , راه دیگر اجتناب از هدردادن زمان این است که سبک کاری رییس تان را درک کنید و خود را با ان وفق دهید .

بعضی از مدیران بر دریافت اطلاعات و تحلیل‌های مفصل از زیردستان شان اصرار دارند ولی بعضی دیگر حداقل اطلاعات را می‌خواهند , با درک اینکه رییس تان چطور اطلاعات را پردازش می‌کند ، جلسات را اداره می‌کند و تصمیم‌گیری می‌کند ، به صرفه جویی بسیار در زمان برای خود و رییس تان کمک می‌کنید , مدیریت زمان برای مدیران گرچه مدیریت زمان مسئولیتی شخصی است ، برای مدیران فقط مدیریت موثر زمان خود انها مهم نیست و باید به مدیریت موثر زمان گروه خود نیز توجه داشته باشند .

برای مدیریت بهتر زمان خود و گروه تان می‌توانید اقداماتی انجام دهید , برای این منظور به نکات زیر توجه داشته باشید : کارهایی را که می‌توانید به دیگران واگذار کنید واگذاری موثر کارها موجب کاهش حجم کاری و کاهش استرس شما می‌شود , با این کار وظایفی که دیگران می‌توانند انجام دهند از فهرست کارهای (to-do list) شما حذف می‌شوند و برای تمرکز بر کارهایی که به مهارت‌ها و اختیارات خاص شما نیاز دارند وقت بیشتری خواهید داشت .

مدیرانی که به شکل موثری کارهای خود را به دیگران واگذار می‌کنند ، وقت کمتری را صرف « کارکردن » می‌کنند و زمان بیشتری برای برنامه ریزی ، سازمان‌دهی و اموزش دیگران دارند , پیش از واگذارکردن کارها ابتدا مشخص کنید که کدام کارها را می‌توانید به دیگران محول کنید , سپس مهارت‌ها و توانایی‌های لازم برای انجام موفق ان کارها را در نظر بگیرید .

در پایان ، کار موردنظر را به مناسب‌ترین فرد در میان کارکنان اختصاص دهید , پس از انتخاب فرد مناسب ، درصورت امکان در جلسه ای رودررو با او ، دستورالعمل‌ها و انتظارات خود را به وضوح بیان کنید و برای انجام ان کار اختیارات کافی را به او بدهید , پس از واگذارکردن کار به کارمند موردنظر ، به طور منظم پیشرفت کار او را کنترل کنید .

پس از انجام وظیفه موردنظر ، از ان به عنوان فرصتی برای یادگیری خود و کارمند زیردست تان استفاده کنید , شاید واگذارکردن کارها به دیگران موثرترین ابزار مدیریت زمان برای هر فرد باشد , اگر این کار به خوبی انجام شود ، تقویم شما را از کارهایی که دیگران می‌توانند و باید انجام دهند ، پاک می‌کند .

حتما بخوانید : تفویض اختیار به روش مدیران گوگل ؛ چیزهایی که باید بدانید کاهش سفر تکنولوژی‌های ویدئوکنفرانس و ویدئوکنفرانس تحت وب (web conferencing) موجب شده‌اند که توانایی ما در تجارت کردن بدون نیاز به سفر به طور چشمگیری افزایش پیدا کند , بسیاری از کارفرمایان بزرگ که برنامه‌های اموزش مداومی دارند ( مانند شرکت دل / dell، شرکت ارنست‌اند یانگ / ernst & young و نیروی دریایی امریکا ) برای اموزش انلاین از این ابزارها استفاده می‌کنند , اموزش انلاین مزایای بسیاری دارد ، مثلا یادگیری در 24 ساعت شبانه روز و در تمام طول هفته را امکان‌پذیر می‌کند و کارکنان زمان بیشتری در خانه خواهند داشت .

البته فناوری هرگز جای ارتباطات حضوری و رودررو را نمی‌گیرد , این روش جایگزین کاملی برای مسافرت فیزیکی نیست و باید به طور عاقلانه و به جا استفاده شود , تسهیل ایجاد تعادل میان کار و زندگی استوارت فریدمن (stewart friedman)، پری کریستنسن (perry christensen) و جسیکا دی گروت (jessica degroot) در مقاله ای در نشریه هاروارد بیزینس ریویو (harvard business review) توضیح دادند که تعادل بین زندگی و کار نباید یک بازی مجموع صفر باشد .

انها 3 اصل زیر را ارائه می‌دهند که می‌تواند در تسهیل این تعادل به مدیران کمک کند : مطمئن شوید که کارکنان اولویت‌های کسب وکار را درک می‌کنند و انها را تشویق کنید که به همان میزان درمورد اولویت‌های شخصی شان نیز صریح و روشن باشند , سپس برنامه‌ها و وظایف را به صورتی مرتب کنید که انتظارات هر دو طرف را براورده کند , کارکنان بیرون از محل کار نیز نقش‌های مهمی دارند .

بنابراین تمام جنبه‌های زندگی انها را بپذیرید و حمایت کنید , اگر مدیران زندگی غیرکاری کارکنان خود را درک کنند و به ان توجه داشته باشند ، می‌توانند به انها کمک کنند , مدیران باهوش به طور دوره ای فرایندهای کاری را بازنگری و دوباره طراحی می‌کنند تا به کارایی و اثربخشی بیشتری برسند .

توجه به تعادل میان کار و زندگی موجب می‌شود این فرایندها را با هدف بهترکردن انها ازمایش و بررسی کنیم , مدیران با فراهم کردن امکان موارد زیر می‌توانند به کارکنان کمک کنند که تعادل مناسب و رضایت بخشی میان دو جنبه زندگی خود ایجاد کنند : حتما بخوانید : به جای تلاش برای ایجاد تعادل بین کار و زندگی ، این کار را انجام دهیم دورکاری برای دورکاری یا کارکردن در محل هایی به جز ادارات و دفاتر معمول می‌توان از ارتباطات تلفنی و اینترنت استفاده کرد , طرف داران دورکاری معتقدند که این روش موجب صرفه جویی‌های قابل سنجشی می‌شود ، ازجمله هزینه‌های پایین تر تهیه کردن ساختمان و محلی برای کار کارکنان ، بهره وری بیشتر کارکنان ، وفاداری بیشتر کارکنان و رضایت شغلی بیشتر و تمایل کمتر انها به ترک شغل .

به علاوه ، به گفته خود دورکاران ، دورکاری موجب می‌شود که میان کار و مسئولیت‌های شخصی تعادل ایجاد کنند و یکی از بزرگ‌ترین عوامل هدردهنده زمان ، یعنی رفت وامد به محل کار را کاهش دهند , برای فراهم کردن امکان دورکاری کارکنان ، مدیران و سرپرستان باید شیوه‌های نظارت و سرپرستی خود را تغییر دهند , اگر کارکنان زیر نظارت و کنترل مدیران نباشند ، مدیران چطور می‌توانند بفهمند که ایا کارکنان مشغول کار هستند یا تلویزیون تماشا می‌کنند ؟ بیشتر متخصصان عقیده دارند که مدیران باید به جای فعالیت‌ها بر نتایج تمرکز کنند ؛ یعنی اهداف مشخصی را برای دورکاران تعیین کنند ، اطمینان پیدا کنند که دورکاران این اهداف را درک کرده‌اند و سپس برای کنترل میزان پیشرفت کارکنان ، سیستمی را ایجاد کنند .

درست است که دورکاران بیشتر از دیگران در زمان خود صرفه جویی می‌کنند ، ولی مشکلاتی وجود دارد که موجب کاهش زمان انها می‌شود , اعضای خانواده ، که کار در خانه را کار واقعی نمی‌دانند ، به طور مرتب از فرد دورکار می‌خواهند کارهای روزمره یا کارهای خانه را انجام دهد , اگر شما نیز دورکار هستید ، برای حل این مشکل می‌توانید از راه حل‌های زیر استفاده کنید : ساعت کار منظمی داشته باشید و از دیگران بخواهید که به این ساعات کاری احترام بگذارند .

در ساعت کاری خود کمی انعطاف داشته باشید , در طول روز ، زمان هایی ( مانند زمان استراحت برای ناهار ) را مشخص کنید و در این زمان‌ها کارهای خانه را انجام دهید , تلفن کاری جداگانه ای داشته باشید .

برای دریافت تماس‌های گرفته شده با تلفن خانه ، از پیام گیر تلفن استفاده کنید , برای انجام کارهای خود ، فضایی مجزا و ترجیحا اتاقی جداگانه داشته باشید , حتما بخوانید : دورکاری چه مزایایی برای کارفرمایان دارد ؟ برنامه کاری انعطاف‌پذیر ؛ از نکات مهم مدیریت زمان برای افزایش بهره وری با برنامه ریزی به شکلی انعطاف‌پذیر می‌توانید حتی زمانی که نیازهای خانواده را براورده می‌کنید ، کار کنید .

برای نمونه می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید : تغییر ساعت کاری در برنامه زمانی : از ساعت 10 صبح تا 6 بعدازظهر کار کنید تا صبح‌ها بتوانید فرزندان خود را به مدرسه برسانید , داشتن برنامه‌های فصلی : برای نمونه ، فردی که کارشناس امور مالیات است می‌تواند در چهار ماه اول سال ، هفته ای 60 ساعت کار کند تا در مهلت مقرر اظهارنامه مالیاتی را اماده کند و سپس در بقیه ماه‌های سال ، هفته ای 30 ساعت کار کند , برنامه‌های فشرده : برای نمونه ، تکنسین رایانه ای که اخر هفته‌ها به حرفه بازیگری مشغول است ، می‌تواند از شنبه تا سه شنبه ، 40 ساعت کار کند و چهارشنبه‌ها را برای تمرین بازیگری ازاد بگذارد .

ایجاد مزایای شغلی (perks) برای صرفه جویی درزمان بعضی از شرکت‌ها مزایای شغلی ای را به کارکنان خود ارائه می‌دهند که کارکنان با استفاده از انها می‌توانند بعضی از کارهای شخصی خود را در محل کار انجام دهند و در زمان خود صرفه جویی کنند , این مزایای شغلی عبارت‌اند از : مراقبت روزانه فرزندان در محل کار برای کارکنانی که فرزندانی در سنین پیش دبستانی دارند : این مزیت شغلی محبوبیت بالایی در میان کارکنان دارد و ابزاری عالی برای جذب و حفظ کارکنان است , ارائه مراقبت‌های پزشکی در محل کار : برای نمونه ، شرکت هواپیمایی اسکاندیناوی یا sas یکی از شرکت هایی است که کلینیک‌های سلامتی کوچکی را در محوطه ساختمان‌های خود ایجاد کرده است .

خدمات شخصی (concierge services) مانند تعمیر کفش ، کارهای پستی ، خشک شویی و لباس شویی و همچنین فروشگاه‌های موادغذایی که بعضی از کارفرمایان بزرگ ارائه می‌کنند , تبدیل مدیریت زمان به عادتی همیشگی بسیاری از شرکت‌ها اموزش‌های مدیریت زمان را به کارکنان خود ارائه می‌دهند : اموزش هایی که معمولا از سوی شرکت‌های اموزشی دیگر و از طریق اموزش‌های انلاین یا سمینارهای سنتی ارائه می‌شوند , کسانی که در اموزش‌های انلاین یا سنتی شرکت می‌کنند ، با تمایل بالایی برای اجرای مدیریت زمان موثر از کلاس خارج می‌شوند ؛ ولی تعداد اندکی از انها بدون تقویت و تمرین دوره ای ، رفتار و عادت‌های خود را تغییر می‌دهند .

همین مسئله درمورد کسانی که مقالات و کتاب‌های مربوط به مدیریت زمان را می‌خوانند نیز صادق است , اگر به تازگی کارگاه اموزشی یا سمینار مدیریت زمان را به پایان رسانده‌اید ، شما و همکاران تان باید با صحبت کردن درمورد مفاهیمی که درمورد مدیریت زمان برای افزایش بهره وری اموخته‌اید ، انها را به عادت هایی همیشگی تبدیل کنید , از این شیوه‌ها نیز می‌توانید کمک بگیرید : استفاده از گزارش فعالیت (activity log)، بحث درمورد اهداف ، تنظیم یک برنامه ، شناسایی عوامل هدردادن زمان و به کارگیری انچه اموخته‌اید در خانه و محل کار .

اخرین کاری که باید انجام دهید ، ارزیابی عملکرد مدیریت زمان شخصی خود و تلاش مداوم برای بهبود ان است , اگر مدیر هستید ، به زیردستان تان کمک کنید تا بیشترین بهره را از زمان خود ببرند , با این کار ، همان قدر که به انها کمک می‌کنید ، به خودتان نیز کمک خواهید کرد .

حتما بخوانید : چطور عادت‌های خوب و ماندگار در خودمان ایجاد کنیم ؟ ایجاد تعادل میان کار و زندگی ؛ از مهم‌ترین نکات مدیریت زمان برای افزایش بهره وری اقتصاددانی به نام جولیت اشکر (juliet schor) کتابی با عنوان « پرکاری بیش ازحد امریکایی‌ها » (the overworked american) در اواخر دهه 1990 منتشر کرده است , او در کتاب خود می‌گوید : میانگین سال کاری امریکا در طول چند دهه گذشته 9 ساعت در سال افزایش یافته است , حال ، با حضور همیشگی لپ تاپ و گوشی‌ها در اطراف مردم می‌توانید ساعات زیادی را نیز که افراد صرف کارکردن در خانه و پاسخ دادن به ایمیل‌ها می‌کنند ، به محاسبه او اضافه کنید .

جالب است که مردم در ثروتمندترین کشور جهان ، جزو فقیرترین‌ها ازنظر داشتن زمان شخصی هستند , در این بخش توضیح می‌دهیم که چطور می‌توانیم با به کارگیری مفاهیم مدیریت زمان ، زندگی شخصی خود را مفیدتر و پربارتر کنیم , اهداف شخصی مهم‌ترین اهداف شخصی شما چه هستند ؟ شاید یافتن پاسخ این سوال سخت تر از پاسخ دادن به همین سوال درمورد اهداف محل کارتان باشد .

اهداف شخصی نسبت به اهداف محل کار ابعاد بسیار بیشتری دارند که باید در نظر گرفته شوند و افراد دیگری نیز وجود دارند که باید به اهداف و ترجیحات انها نیز توجه داشته باشیم , درنتیجه ، بیشتر مردم به جای اینکه زمانی را به اهداف شخصی مشخص اختصاص دهند ، وقتی مشکلات و فرصت هایی برایشان ایجاد می‌شود ، واکنش نشان می‌دهند , ابتدا 3 کار زیر را انجام دهید : 1.

اهداف شخصی تان را مشخص کنید , توضیحی واضح و مختصر درمورد هر هدف بنویسید , 2.

اهداف خود را در دسته‌های بسیار مهم ، توانمندساز و غیرضروری ولی مفید (nice-to-have) اولویت بندی کنید و بر اساس ان برنامه ریزی کنید , 3, مشخص کنید که برای رسیدن به بالاترین اولویت‌های خود باید چه کارهایی را انجام دهید ( به کدام اهداف توانمندساز برسید ).

پس از روشن کردن اهداف شخصی تان ، زمانی را در برنامه زمانی تان برای انها درنظر بگیرید , شاید با مرور گزارش فعالیت هایتان متوجه شوید که زمان زیادی را صرف فعالیت‌های بی اهمیت می‌کنید , در تقویم خود در محل کار ، زمانی را برای رویدادها و فرصت‌های پیش بینی نشده در نظر بگیرید .

حتما بخوانید : 10 هدف توسعه فردی که باعث موفقیت و شادی ما در زندگی می‌شود حذف موارد غیرضروری از زندگی شخصی چه متوجه باشید و چه نباشید ، دارایی‌های مادی زمان شما را می‌گیرند , به زمانی که برای تمیزکردن و نگهداری و تمیز کردن خانه ، نگهداری خودرو یا وسایل خانه تان صرف می‌کنید ، فکر کنید , تعهدات و روابط شخصی نیز به همین شکل ، زمان شما را می‌گیرند .

ولی بعضی از ما به راحتی و بدون فکرکردن درمورد تاثیری که تعهدات بر زمان ما می‌گذارند انها را می‌پذیریم ؛ مثلا دواطلبانه در انجام کارهای یکی از دوستان خود به او کمک می‌کنیم , برای اینکه تعهدات و روابط شخصی ما با زمانی که در اختیار داریم تناسب داشته باشند ، باید به طور دوره ای انها را مرور و بررسی کنیم تا متوجه شویم که کدام یک باید تقویت شوند ، کاهش یابند یا کنار گذاشته شوند , پس از رهایی از تعهدات و روابط نامطلوب ، زمان بیشتری برای روابط سالم و رضایت بخش خواهید داشت .

انرژی خود را افزایش دهید بعضی از افراد به ویژه افراد مسن تر زمان زیادی در اختیار دارند ، ولی به خوبی از این زمان استفاده نمی‌کنند ؛ چون انرژی لازم برای انجام کارهای موردنظرشان را ندارند , حتی برخی افراد جوان نیز به دلیل چاقی یا سایر مشکلات سلامتی فعالیت زیادی ندارند , راه حل این مشکل می‌تواند برنامه ای بلندمدت برای بهبود امادگی جسمانی باشد : برنامه ای شامل رژیم غذایی سالم در کنار سطح متعادلی از تمرین‌های قدرتی و استقامتی .

هرگز برای بازگرداندن انرژی خیلی دیر نیست , حتما بخوانید : خوراکی‌های انرژی زا ؛ 11 خوراکی که خستگی بدن را کاهش می‌دهد حذف کردن عوامل هدردهنده زمان از زندگی شخصی برای حذف عوامل هدردهنده زمان می‌توانید از روش‌های زیر استفاده کنید : کارهای بیشتری را به طور هم زمان انجام دهید , اگر در هفته 3 بار برای خرید به سوپرمارکت می‌روید ، برنامه غذایی هوشمندانه ای تنظیم کنید و با مشخص کردن غذاهایی که در طول هفته مصرف می‌کنید ، به جای 3 بار فقط یک بار در هفته برای خرید به سوپرمارکت بروید .

سفرها را باهم ترکیب کنید , اگر گزارش فعالیت نشان می‌دهد که شما یا سایر اعضای خانواده به طور جداگانه به سوپرمارکت ، خشک شویی ، اداره پست و غیره می‌روید ، تمام این کارها را به صورت یک یا دو سفر باهم ترکیب کنید و با یک بار بیرون رفتن ، کارهای بیشتری را انجام دهید , تماشای تلویزیون و استفاده از اینترنت را کاهش دهید ، چون هر دو می‌توانند بسیار اعتیاداور باشند .

برای یافتن کالای موردنظرتان تمام بعدازظهر را در مرکز خرید سپری نکنید و از کاتالوگ استفاده کنید یا به صورت اینترنتی خرید کنید , برون سپاری کنید , اگر شیر اب باید تعمیر شود یا دیوارهای خانه باید رنگ شود ، کسی را استخدام کنید که مهارت‌های لازم برای انجام این کارها را دارد و می‌تواند بهتر و سریع تر از شما انها را انجام دهد .

سخن اخر در این مقاله سعی کردیم پیشنهادهایی برای مدیریت بهتر زمان و صرفه جویی در زمان ارائه دهیم , مدیریت زمان برای افزایش بهره وری مسئولیتی شخصی است ، ولی شرکت‌ها و مدیران نیز می‌توانند نقش مفیدی در رسیدن به این هدف داشته باشند , شرکت هایی که کارکنان انها برنامه ریزی و مدیریت زمان موثری دارند ، از شرکت‌های رقیبی که کارکنانشان به راحتی زمان خود را هدر می‌دهند ، پیشی می‌گیرند .

بنابراین مدیریت زمان و استفاده درست از ان ، ویژگی مهمی است که هم بر زندگی شخصی و هم بر زندگی حرفه ای تاثیر می‌گذارد , در ادامه بخوانید : 6 ابزار اولویت بندی برای افزایش بهره وری و مدیریت بهتر زمان مجموعه صوتی رازهای موفقیت موانع پیشرفت خود را بشناسید و موفقیت را به عادت همیشگی تان تبدیل کنید , 13،000 تومان مشاهده.